Par Mohamed Amine El Mansouri, Directeur, HR Shared Services chez un acteur global de l'outsourcing.
L'Administration du personnel et la paie ont représenté pendant longtemps le noyau du métier de la gestion opérationnelle des ressources humaines : Le responsable RH était celui qui préparait les contrats, calculait les bulletins de paie et éditait l’attestation de travail. Par manque d’outils, ces métiers nécessitaient un effort important et se positionnaient entre la gestion RH et la finance. Souvent, l’objectif pour ces départements étaient d’envoyer des virements, faire des déclarations sans se soucier du comment traiter le collaborateur, comment répondre à ses requêtes ou réclamations : délais, format…
De plus en plus, la gestion opérationnelle des ressources humaines vire vers le partenaire du business, le métier qui a positionné la gestion des ressources humaines dans une dimension différente, le HRBP n’est plus dernière le bureau, mais plutôt sur le terrain, avec un objectif différent qu’avant : le bien-être du collaborateur. Ce nouveau positionnement a fait du recrutement, de la gestion de carrière, et l’accompagnement du business le nouveau noyau de la gestion des RH. Et les métiers de l’administration du personnel et paie, deviennent des processus industrialisables, et les pratiques tendent vers de l’externalisation ou/et du self-service.
Avec l’avancée technologique et la digitalisation, l’externalisation de la gestion de l’administration du personnel et la paie, ou la participation des collaborateurs dans cette gestion via des automates et des outils adaptés, peut donner des résultats exceptionnels en termes d’expérience collaborateur, et les exemples sont divers, demander un congé, une attestation de travail ou le remboursement des ses notes de frais via son mobile, en sont quelques-uns. Pratiquement, tous les éditeurs des solutions SIRH proposent aujourd’hui des offres d’externalisation de la gestion de la paie et des portails et applications de self-service RH. Dernièrement, dans des pays ou où la réglementation le permet, on trouve même des solutions qui permettent aux salariés de lancer eux même leur calcul de la paie, et même de choisir la fréquence du paiement.
La crise du Covid-19 actuelle a poussé davantage les entreprises à penser à l’externalisation de plusieurs de leur processus métier, d’abord pour assurer une continuité de l’activité en situation de crise, mais aussi pour l’amélioration de la productivité et la qualité de service. De nos jours, externaliser ces processus est une preuve que les collaborateurs ont autant d’importance dans une entreprise que les clients. Cela permettra la gestion de tous les sujets de la paie et administration du personnel par des équipes spécialisées et expertes, et aussi bien outillées pour une expérience collaborateur parfaite. Monter ce genre de dispositif en interne est possible, mais coûtera certainement plus cher. Aussi, ceci permettra-t-il au département RH interne de concentrer toute l’attention et les efforts sur le quotidien du collaborateur, la gestion de sa carrière et son épanouissement, et accompagner les équipes business dans le développement de ce dernier via le levier ressources.
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